檔案信息化建設與檔案管理完善策略

檔案信息化建設的重要性

在新形勢下，傳統的檔案管理模式，會使檔案管理人員的工作量及工作壓力不斷增加。在信息技術的支撐下，會促使機構原先檔案管理形式的變化，如檔案會以數據信息的形式予以儲存，而且借助信息化管理系統能夠在較短的時間內處理海量的信息內容，這樣能夠將工作人員的工作量大大的壓縮，工作效率也會隨之提升。并且，借助信息技術，檔案工作信息化會變得更加的正規化，比如，與傳統的檔案工作相比，分類更加的合理，檔案信息更加的全面，檔案信息的查找和調用更加的高效，這也能夠為相關決策提供更加高效、可靠的信息參考，對于工作的整體運行效率的提升有著重要的促進作用。

目前的信息化檔案管理水平

（一）管理者缺乏重視

平心而論，當前階段檔案管理信息化建設雖然取得一定成效，但還是面臨諸多問題以及不足，亟待解決。相當一部分管理者缺乏對檔案信息化建設工作的重視和關注。管理者們往往覺得檔案信息對于而言并沒有實質性的作用，并不需要作為一項重要的日常管理工作而落實，在這項工作開展過程中，沒有提供相應的資金支持，同時也缺乏信息化檔案專業人才的引進與培訓，檔案信息化建設可謂舉步維艱。

（二）檔案信息化管理制度缺失

目前,由于偉大的檔案管理環境的變化，必須以完善的管理體系為保證檔案信息化建設，并不斷提高和完善系統在實際工作中，尤其是制定標準化管理辦法歸檔存儲，權限控制和實時歸檔。在實際發展過程中，學校對教學和科研工作給予了足夠的重視，而對檔案工作的重視則相對較少。

（三）網絡系統缺乏完善性

毫無疑問，檔案管理信息化建設想要有序進行，離不開科學的、完善的網絡系統支持。但實事求是地講，現階段檔案信息化管理沒有形成一個固定化、統一化的標準，結果致使整個網絡系統缺乏一定的完善性，對檔案管理信息化建設各項工作開展形成各種制約。

檔案信息化建設與檔案管理完善策略

（一）構建完善的管檔案理制度

目前，我國檔案信息化建設的法律法規還不完善。學校必須建立和完善能夠在實際工作中有效實現和實施的案例管理制度，為檔案信息管理提供明確的指導。在檔案信息的實際建設中，要加強資源整合，不斷豐富檔案資源，促進檔案利用服務水平的提高，為實現檔案信息資源共享的目標奠定堅實基礎。

（二）管理人員必須要加強檔案管理的信息化理念

結合上文分析不難看出，檔案信息化建設過程中所面臨的問題與考驗比比皆是。想要有效解決這些問題與弊端，全面提升檔案信息化建設的各項工作效率與質量。應當加強所有管理人員對這項工作重要性的認識。讓所有人形成一種共識，那就是這項工作是未來檔案工作的主要方向和必經之路。只有加強檔案管理信息化理念，從整個管理層到具體的管理人員才能夠集中精力，激發工作的主動性和積極性，全身心投入檔案信息化建設的日常工作之中。

（三）強化檔案信息化基礎設施建設

應及時更新服務器、防火墻、交換機等設備，加大資金投入，為檔案資料管理向信息化方式轉型升級提供足夠的硬件基礎設施。與此同時，相關的配套軟件也要跟上腳步，積極建立文件信息軟件系統，全面提高文件處理效率，及時升級系統軟件。

（四）積極培養和引進優秀檔案信息化管理人才

檔案信息化建設整個流程中，信息管理人員的操作以及實踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環節。鑒于此，在日常人才培養以及人才招募過程中，必須要加強培訓質量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養方面的各項專業培訓以及指導環節中，管理層應當精挑細選出能力出眾且有責任心的優秀管理人才以及專業技術人員，定期、定點進行系統化培訓和檢查。讓所有檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標和發展方向，充分發揮出應有的技能水平和工作能力。此外，在先進人才的招聘以及引入環節，人力資源部門應當采取高薪競聘、廣納良才的選拔原則，為應聘者提供一個公平、公正的競爭舞臺，讓優秀的檔案信息化管理人才有機會大展拳腳，將自己的知識水平和專業技術全面展現出來，為檔案信息化建設工作添磚加瓦。

（五）以科學的方式和先進的技術構建檔案資料信息化管理

一方面,應該首先完善檔案信息化建設所必須遵循的相關規章制度,設定合理的檔案資料管理目標,設計一整套可以落實的檔案資料管理工作制度。同時，統一電子文檔和信息傳輸，提高信息交換效率。檔案資料的合理運用需要完善的法律保障。

結語

在信息化時代，傳統企業進行信息化改造是大勢所趨。企業進行檔案信息化建設是企業信息化戰略的重要組成部分，既能促進企業內部效率提升，也可以幫助企業更好地與外界交流和合作。福能集團應該關注企業內部檔案信息化進程中出現的問題，并在下一階段的計劃中合理解決問題，在人員培養、設備更新、信息利用和信息安全等方面加大投入，確保企業檔案信息化建設水平提升。

本文來源：《魅力中國》：http://www.007hgw.com/w/wy/25805.html