高校干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀分析與研究-檔案論文發(fā)表

摘要：隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和檔案事業(yè)的發(fā)展，高校干部人事檔案管理利用工作越發(fā)重要。目前高校干部人事檔案管理工作仍然沿襲傳統(tǒng)方法，已不能滿足檔案工作整體發(fā)展的要求。文章總結(jié)了我國高校現(xiàn)階段干部人事檔案管理工作的現(xiàn)狀，指出并分析了工作中存在的問題，闡述了做好高校干部人事檔案管理工作的基本辦法，為高校干部人事檔案的管理利用工作提供了參考。

前言

干部人事檔案既是國家檔案的重要組成部分,又是黨和國家干部工作的重要組成部分，是國家機(jī)構(gòu)、社會組織在人事管理活動中形成的，是以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄，是一個干部的真實寫照。它記述和反映了其個人經(jīng)歷、德才能績、工作表現(xiàn)等信息，是組織上使用干部的重要參考依據(jù)。自《檔案法》頒布以來,高校的干部人事檔案工作,在各級黨委的領(lǐng)導(dǎo)下,廣大檔案工作人員積極行動,對檔案進(jìn)行達(dá)標(biāo)整理,使檔案案卷達(dá)到整齊、規(guī)范、實用的水平。

但是,就目前高校干部人事檔案管理工作來看, 干部人事檔案的管理仍然沿襲的是傳統(tǒng)的方法，已不能滿足檔案工作整體發(fā)展的要求，給管理和利用帶來了極為不利的影響。因此干部人事檔案如何能在高校的管理中更好地發(fā)揮其價值和作用，是干部人事檔案管理部門和干部人事檔案工作者認(rèn)真思考的問題。

一、高校干部人事檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著高校人事制度的不斷改革，各高校普遍實行了崗位聘用制，建立了公開招聘、解聘、辭聘等制度，人員流動日益頻繁，隸屬關(guān)系不斷變化，加之人事檔案管理體制本身的缺陷，一些配套管理措施未能及時跟上，這種管理體制已經(jīng)越來越不適應(yīng)形勢發(fā)展要求，其主要問題表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）對干部人事檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠

長期以來, 一些高校領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案工作的重要性存在片面的認(rèn)識,認(rèn)為它是一項默默無聞的工作,出不了驚天動地的政績,能應(yīng)付辦事就行了。認(rèn)為高校的硬指標(biāo)是教學(xué)質(zhì)量，即以教學(xué)為中心, 干部人事檔案工作只要有機(jī)構(gòu)、有辦公場所、有人分管、不出現(xiàn)大的紕漏就可以了,沒有充分認(rèn)識到干部人事檔案工作在黨的干部人才工作和國家檔案事業(yè)中的地位和作用。對待檔案工作“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”，使檔案工作處于維持現(xiàn)狀被動應(yīng)付狀態(tài)。一些檔案管理人員也不具備強(qiáng)烈的檔案使用意識和參與意識,僅僅是“看門守攤”、“充當(dāng)保管”的腳色。另外檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定、人員素質(zhì)不高、專業(yè)對口少、檔案管理經(jīng)費(fèi)不到位、規(guī)章制度不健全等等都嚴(yán)重影響了干部人事檔案管理的工作水平。

（二）管理意識不強(qiáng)  力量薄弱  水平不高

黨和國家歷來十分重視干部人事檔案管理工作,制定了一系列的方針、政策。在實際中,盡管各高校的領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案管理工作的重要性有一定的認(rèn)識,但在具體工作中卻貫徹不夠。認(rèn)為人事檔案工作不像干部、人事工作那樣重要，表現(xiàn)在：任用一些責(zé)任心較差、思想素質(zhì)不夠高、技能低的人員擔(dān)任檔案員,并且大部分未經(jīng)培訓(xùn)就直接上了崗，工作人員調(diào)動頻繁。 還有的管檔人員身兼數(shù)職,疲于應(yīng)付日常事務(wù)，精力不足，直接影響了檔案管理水平,很難完成好干部人事檔案管理的任務(wù),更談不上檔案管理的創(chuàng)新。沒有真正認(rèn)識到人事檔案管理工作不僅是一項政策性很強(qiáng)的工作,而且還是一項專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作。因重視不夠、隊伍不穩(wěn)、人員素質(zhì)不高, 嚴(yán)重制約了干部人事檔案作用的發(fā)揮。

（三）管理不規(guī)范

從目前情況看, 絕大多數(shù)高校對所管理的干部人事檔案材料未能及時補(bǔ)充,只是將干部履歷表、學(xué)籍材料、職稱材料、政審材料、黨團(tuán)建設(shè)材料、工資表、考核表等收歸入檔內(nèi)。大量有價值的反映個人“能、績”等方面的材料,一部分由教務(wù)處或科研處掌握,還有的分散在各個部門或者在個人手中。

現(xiàn)有人事檔案在撰寫材料的內(nèi)容上也不夠規(guī)范,如鑒定、考察材料千人一面,大多是套話,反映不出干部個性、特點(diǎn)及專長;還有的在填寫材料時不真實,年齡越填越小,工齡越填越長,檔案材料出現(xiàn)多個年齡, 致使使用者無所適從，嚴(yán)重影響檔案質(zhì)量。使檔案利用價值大打折扣，也給個人的工齡計算、調(diào)資、離退休等方面帶來諸多麻煩和不便。

另外，由于檔案材料用紙不統(tǒng)一，檔案材料制作不規(guī)范，給整理檔案造成許多麻煩。

（四）檔案內(nèi)容空洞  陳舊  信息量不足

完整的干部人事檔案,是全面了解管理干部的重要依據(jù)。由于歷史的原因,現(xiàn)存人事檔案內(nèi)容過于空洞、陳舊,大多只是反映了個人的學(xué)歷、經(jīng)歷、工資變動、職稱評聘等,政治類材料多而業(yè)績類材料少,反映過去情況的歷史性材料多而反映現(xiàn)狀的材料少，反映個人專業(yè)學(xué)術(shù)研究成果的材料，是否是學(xué)科帶頭人、業(yè)務(wù)骨干的材料基本上沒有。反映職工現(xiàn)實的德才表現(xiàn)、政績才能等方面的材料不全，對職工的考核、鑒定、考察等材料，從個人自己寫總結(jié)，到組織給予的鑒定等，基本上是同黨中央保持一致、堅持四項基本原則、工作積極、態(tài)度端正等政治術(shù)語，呈公式化，千篇一律的模式,缺乏定量和定性相結(jié)合的綜合分析，不能全面反映干部的全貌。因此,人事檔案在利用時,只能提供一些膚淺的人才情況,滿足不了培養(yǎng)、選拔、使用人才的實際要求。

二、加強(qiáng)高校干部人事檔案管理工作的幾點(diǎn)建議 

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)  增強(qiáng)檔案意識

加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)是搞好干部人事檔案工作的關(guān)鍵，干部人事檔案工作好壞，關(guān)鍵取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。干部人事檔案工作是人才工作的重要組成部分,是組織人事部門選拔使用人才的重要依據(jù)。這項工作開展的好壞，直接關(guān)系到干部工作的質(zhì)量和效率，關(guān)系到黨的干部政策的具體落實。因此各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認(rèn)識到人事檔案工作的重要性，并把檔案工作列入議事日程，給予檔案工作各方面的支持。其次，是加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)檔案意識。人事檔案意識是人們對人事檔案和人事檔案工作了解的程度和認(rèn)識水平。要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，宣傳什么是人事檔案,人事檔案收集歸檔的范圍,人事檔案的作用,人事檔案與個人的關(guān)系以及如何利用人事檔案, 努力營造人人關(guān)心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍， 從而激發(fā)人們關(guān)心人事檔案,主動向人事部門移交人事檔案歸檔材料的積極性,提高教職工的人事檔案意識。人事檔案管理人員，除必須具備忠誠黨的事業(yè)、思想作風(fēng)正派、辦事公道等良好的職業(yè)道德外，還必須具備一定的政治理論知識、文化歷史知識、現(xiàn)代管理知識、計算機(jī)操作技能、人事管理知識和檔案業(yè)務(wù)知識。只有用一流的業(yè)績?nèi)ビ绊懞透姓偃w教職工,喚起廣大教職工尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的理解、重視和支持,才能推動人事檔案工作的良性發(fā)展,才能從根本上提高高校人事檔案意識。

（二）抓隊伍建設(shè)  提高人員素質(zhì)

只有高素質(zhì)的檔案干部隊伍,才會有高質(zhì)量的檔案工作。要培養(yǎng)一支具有干部人事檔案管理專業(yè)知識的專兼職隊伍。人事檔案管理工作是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性極強(qiáng)的工作，既涉及國家又涉及個人的切身利益，對檔案管理人員在政治素質(zhì)、專業(yè)文化知識、科學(xué)技術(shù)知識方面提出了很高的要求。在選配檔案管理工作人員時, 第一，要注重選拔具有高度的責(zé)任心、強(qiáng)烈的事業(yè)心、愛崗敬業(yè)和默默無聞、無私奉獻(xiàn)精神、黨性好、作風(fēng)正、守紀(jì)律、保守機(jī)密、具有一定工作能力和文字水平,且熟悉計算機(jī)操作技術(shù)的黨員干部從事檔案工作。第二，要經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，掌握科學(xué)的管理方法和手段，探索人事檔案管理的規(guī)律性和科學(xué)性。運(yùn)用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)現(xiàn)行的高校人事檔案工作。第三，各級領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心檔案管理人員的思想、學(xué)習(xí)和工作,努力解決他們工作生活中的實際困難，充分調(diào)動各部門及兼職檔案員的工作熱情和積極性, 使人事檔案管理邁上一個新的臺階。

（三）健全工作制度   加強(qiáng)科學(xué)管理

建立健全各項干部人事檔案管理制度是做好工作的前提和保證，干部人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的規(guī)章制度來制約，就會無章可循、無所適從。因此，應(yīng)結(jié)合人事檔案管理工作的實際和社會現(xiàn)實需要，進(jìn)一步完善各項檔案管理制度，并堅持執(zhí)行，使其真正落到實處。尤其要建立應(yīng)用計算機(jī)管理人事檔案的各項制度，特別是對檔案材料收集歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱、保管制度要進(jìn)一步嚴(yán)格要求，更好地阻止虛假材料進(jìn)檔，避免出現(xiàn)無頭檔案及死檔棄檔產(chǎn)生，要完善人事檔案整理工作細(xì)則，使檔案的整理更加科學(xué)全面完整，為干部考察任用提供真實、 準(zhǔn)確、實用的個人信息。同時，強(qiáng)化安全保密管理，杜絕泄密、失密、竊密現(xiàn)象。使檔案工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和科學(xué)化，為高校干部人才隊伍建設(shè)提供更好的服務(wù)。

（四）豐富內(nèi)容  突出重點(diǎn)

高校人事檔案工作除具有一般檔案工作的共同屬性和特點(diǎn)外，還具有自身的個性特點(diǎn)和特殊性。一是管理范圍較廣，形成檔案材料的部門較多；二是建檔對象文化層次較高；三是檔案的利用率較高。為確保檔案材料及時更新和完整齊全，首先，應(yīng)補(bǔ)充新時期形成的材料，例如將人事調(diào)動、養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、公積金等與個人利益密切相關(guān)的材料納入個人檔案之中。其次，應(yīng)以收集客觀材料為主，如教師教學(xué)、科研、學(xué)術(shù)研究和反映教師思想品德、敬業(yè)精神、業(yè)務(wù)水平、技術(shù)專長、工作能力、成就貢獻(xiàn)等方面的評價材料，即能真正反映個性特征的內(nèi)容材料。

人事檔案收集的渠道不應(yīng)是單一的,而是多方面的。不僅是通過組織、人事部門收集干部管理活動中形成的資料，還要通過學(xué)校機(jī)關(guān)各相應(yīng)管理部門收集當(dāng)事人的教學(xué)情況、科研成果以及其他業(yè)務(wù)方面的材料，通過這樣的拓寬渠道來收集材料，才能全方位地立體地反映職工的整體面貌。

（五）進(jìn)一步加強(qiáng)信息化建設(shè)

對高校干部人事檔案管理來說,要把人才檔案信息化,把人事檔案中的現(xiàn)實記錄轉(zhuǎn)化為“活”信息,建立一個豐富強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫,利用計算機(jī)技術(shù)對人才隊伍進(jìn)行統(tǒng)計和定量分析,為組織人事部門提供人才信息,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。目前可從以下三個方面著手考慮：

1、建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)；

2、建立干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系；

3、建立干部個人電子檔案系統(tǒng)；

通過計算機(jī)控制檔案的修改、調(diào)閱等權(quán)限,用人單位(或個人)只要經(jīng)過一定的手續(xù)就能方便、快捷地利用所需人才的檔案信息(涉密及隱私部分除外)。并通過人才信息跟蹤系統(tǒng),在全國甚至更大的范圍內(nèi)實現(xiàn)信息資源共享,提升人事檔案的使用價值。真正實現(xiàn)高校人事檔案的科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化。

總之，隨著高校干部人事、教學(xué)、科研等項工作的不斷改革與發(fā)展，干部人事檔案的利用率越來越高。只有完整、真實的干部人事檔案才能全面、準(zhǔn)確地反映一個干部的德、能、勤、績，才能更好地為組織人事及學(xué)校各項工作服務(wù)。因此，高校干部人事檔案工作只有積極探索、大膽實踐,不斷創(chuàng)新，才能把工作推上新的臺階。

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