淺析高校二級學院辦公室建設-成功教育

摘要：高校二級學院辦公室具有管理、服務、樞紐、參謀的工作職能，發揮著上傳下達、協調左右、聯系內外、參與決策等重要作用。本文通過對辦公室工作職能的分析，從辦公室工作人員的素質要求及辦公室管理的科學化、制度化、規范化與創新等方面進行系統闡述，淺析提高辦公室工作水平的方法途徑。

關鍵詞：學院辦公室  管理  以人為本  科學管理

學院作為大學的二級單位直接承擔著人才培養、科學研究及學科建設等重要任務。院級辦公室作為學院管理的綜合協調辦事機構，是保證學院各項工作正常運轉的中樞機構，是聯系學校與學院、學院與師生等關系的紐帶，起著上傳下達、協調左右、聯系內外、參與決策等作用。院級辦公室工作水平的高低，直接影響著學院各項事業的順利發展，本文重點研究如何做好院級辦公室工作。

一、院級辦公室工作的職能

1、管理職能

管理職能是指在工作中具有組織、協調、規范、指揮的職能。在工作實踐中，辦公室的工作包括了方方面面，在每一項工作中都要涉及人或物的管理工作。通過組織與協調，規范與指揮，進行職責劃分與事務處理，提高工作的效率和有序性。

2、服務職能

服務職能是指服務意識、服務態度、服務藝術等方面的內容。服務職能是由辦公室的工作性質所決定的。每項日常具體工作都體現著服務，服務是辦公室的核心工作。服務意識是指按照“以人為本”的指導思想，“管理就是服務”,它反映了管理工作的本質特征，反映了對自己所從事的管理工作的認識和態度，屬于意識形態，顯得尤為重要。

服務態度是指，在服務意識的基礎之上，對本職工作和領導安排的其他工作以及臨時性工作是否認真負責的精神。完整的服務態度就是全局的觀念、整體的觀念。

服務藝術是指，在實際工作中與人交往、交流的表情、語言表達能力以及原則性與靈活性的掌握。服務藝術對一個學院的形象有著重要的影響，一句話、一件事，不論是否能夠辦理，都會在教師或學生的心中留下深刻的印記。辦公室工作要努力提高服務質量和工作效率，提高廣大教師和學生的滿意度。

3、樞紐職能

樞紐職能是指做好人事、教學、科研等關系到學院事業發展的各種信息采集、收集、匯總、反饋，上傳下達的功能。院級辦公室在工作中，有一項重要的職能就是對各種信息的收集、匯總、反饋工作。這些信息的掌握將對學院未來的規劃、建設、發展提供科學的依據。在當今社會中，各級領導的決策是依據各種信息所形成的數據而進行的。辦公室要確保對各種信息正確收集分類和暢通傳輸，為領導決策提供準確依據。

4、參謀職能

參謀職能是指對學院的整體工作，或某一項工作進行預先的規劃、謀劃、提出建議方案等項工作。例如，學院未來的發展規劃，辦公室就需要根據學院的實際情況提出未來發展規劃的草案，供教職工討論研究；又如，教學改革或創新，辦公室需要組成工作小組，負責研究提出建議方案；再如，有關的人事工作，舉辦學術會議，規章制度的建設，辦公室都要提出有關的建議性方案或草案，供領導決策。

因此院級辦公室在做好日常工作的同時，對學院的建設、發展、以及具體工作的參謀作用是十分重要的。

二、以人為本，全面提高辦公人員素質

行政辦公人員在辦公室的工作中處于主導地位。各項工作都要通過工作人員來開展和完成。因此工作人員對工作的熟悉程度、責任心、工作能力和水平將決定工作完成的質量。

1、過硬的思想政治素質

思想政治素質是指政治立場、思想意識、道德品質和工作作風，它是行政管理的靈魂。作為領導的參謀助手和學院的綜合協調，辦公室人員就必須不斷加強政治理論學習和黨性修養，提高思想認識水平。了解高等教育發展規律，熟悉學校各項規章制度，比較全面的了解學校中心工作和學院總體工作，立足全局，干好本職，提高工作水平。

2、良好的職業道德素質

（1）服務意識

服務意識是對辦公室工作人員的一項重要要求。服務意識著重體現的是服務理念，服務意識體現在每一項具體的工作中，而服務理念是對本職工作的認識水平。作為辦公室的工作人員，應當首先樹立起服務理念，這是十分重要的。作為管理工作來說，雖然有組織、協調、規范、指揮的職能，但是在具體的工作之中，體現的是服務。服務理念的樹立，對實踐工作中的服務意識具有重要的指導意義。

（2）協作精神

院級辦公室內部有著明確的職責分工，常規性的、系統性的、日常性的工作有專人負責，職責不清將會造成工作混亂，互相推諉，無人負責。對外來講，辦公室的工作就是一個整體的工作，辦公室工作雖然各有分工，各有職責，工作中有些是能依靠個人力量完成的，但更多的要互相配合和協作才能完成。協作精神就顯得十分重要。協作精神屬于思想上的，不是硬性的規定，也是對辦公室工作人員的基本素質要求之一。

（3）學習與創新意識

面對不斷出現的新形勢與新任務，行政工作人員不能墨守成規，應積極學習并善于接受新事物，探索嘗試新的工作方式和方法，創新思維，運用高新技術及方法，高質量、高效率地完成工作。

3、扎實的職業技能

（1）文字功底

文字能力是辦公室工作人員最基本的一項職業技能。文字能力是指起草公文和總結報告的能力。公文的起草和總結報告的撰寫反映著工作人員的理論水平和對工作認識的程度。在公文中應當以最少文字的反映清楚事項的基本內容；總結報告則反映工作的特色和取得的經驗。工作人員熟練的運用文字，做到主題鮮明，詳略得當，才能確保機關的政令暢通、運轉高效，使參謀助手、信息樞紐等職能發揮的淋漓盡致。

（2）外語水平

隨著高校教育改革的不斷深化，人才培養、科研合作與師資建設的國際化成為高校事業發展的重要目標之一。在這種發展形勢下，作為高校中最基層的管理服務和綜合保障單位，院級辦公室義不容辭的挑起“提升國際化管理服務水平和支撐能力”的重任。全英文授課的教務管理，外籍教師的管理服務，外國專家的來訪接待，國際學術活動的會務組織等日常工作，對辦公室工作人員的外語水平提出了更高的要求。外語水平有兩個方面的基本要求，一是寫作水平，二是口語水平。隨著辦公室的隊伍結構呈逐漸高學歷、年輕化發展，工作人員的外語寫作水平有了普遍的提高，但是在外語口語方面還有著較大的欠缺。熟練運用外語進行書面表達與口語表達，提高涉外工作管理服務水平，也是對辦公室工作人員在新形勢下的要求。

（3）計算機應用能力

在科技飛速發展的當代，熟練使用計算機已經成為人們必須掌握的基本技能之一。學院辦公室更要運用這一現代化辦公手段，拓寬信息溝通渠道，為領導提供更為及時、全面、準確的信息資訊，為師生提供更為便捷、高效的管理服務，也為工作人員自身提供更為廣闊的發展空間。在熟練使用計算機的基礎上，工作人員可以進一步探索嘗試，將大量復雜繁瑣的事務性工作進行總結，將“紙上工作”移到“網上工作”，節省了時間與辦公用品的消耗，提高了工作效率和服務對象的滿意度。

三、科學管理，努力建設一流工作團隊

為了做好院級辦公室的工作，除了對工作人員素質的要求以外，對辦公室的整體工作也應當有明確的要求。

（1）規范管理

加強規章制度建設，使辦公室的各項工作規范化、程序化、有序化。對教學工作、科研工作、人事工作、財務工作、資料管理有相應的管理辦法，使辦公室的各項工作做到有規章和規定可依，保證各種信息溝通的渠道暢通，努力使高校辦公室的各項工作規范、有序、高效運轉，實現忙而不亂。

（2）職責明確

職責明確是指在院級辦公室中，主任、副主任、工作人員之間的工作關系。這是一種領導被領導的關系，辦公室主任應當負責辦公室全面的工作，副主任協助主任開展工作，工作人員負責具體的管理工作。

（3）教育培養

在院級辦公室的工作中對工作人員的教育培養是非常重要的。教育就是為了適應今后工作的需要，進一步提高工作人員的學歷層次，接受新的學習教育，甚至可以出國進修深造。培養就是為學院、學校培養后備干部，有意識把一些年輕的同志放在一線工作，承擔相應的責任，在工作目標上、工作質量上提出更高的要求，讓他們有機會展現自己的才能，并推薦參加學校舉辦的各種培訓班，提高工作能力和理論水平。

（4）改革創新

辦公室的工作是日常的、瑣碎的、重復性的。如果滿足于現狀，機械性的進行工作，久而久之就會產生惰性，很難適應學院工作的快速發展，辦公室的整體工作就會落后于學院整體發展的需要。所以，改革創新既可以激發工作人員的積極性，又可以適應學校、學院總體發展的需要。辦公室的改革創新包括制度建設方面、工作程序、績效考核等多方面的創新。同時應鼓勵辦公室工作人員積極提出合理化建議，在工作中思考，在思考中提升。

總之，做好院級辦公室的工作是一項長期的任務。這些年來，學院已經把辦公室的建設工作納入到學院總體建設的規劃中。同時，對于辦公室工作人員，也納入學院隊伍建設之中，并積極倡導工作人員開展工作研究，鼓勵年輕的同志積極提高學歷層次，增強管理工作能力，提高服務質量，將院級辦公室工作提高到一個新的工作水平。