EXCEL中的“分類匯總”-計算機論文發表

一、“分類匯總”的概念

分類匯總——顧名思義，按“類別”進行“匯總”。首先要進行“分類”，其次才是“匯總”。

“排序”具有分類功能，因此可用“排序”方法對數據進行“分類”。當然，對于具體的數據源，是否要進行排序應具體而論，如數據源中數據已按類排好，就沒有必要再排序。匯總時，EXCEL要完成兩件事：①是按類進行匯總，有一個類就匯總一次，會計學上叫“小計”，顯然“小計”的個數等于“類”數。②是“總計”，對全體數據按“類”匯總，其個數為1。我們在解決問題時有時關心的是“小計”，有時關心的是“總計”，有時是“小計”、“總計”兩者均關心。但是無論我們如何關心，EXCEL都要將“小計”、“總計”求出。正基于此，EXCEL提供三個視角給用戶方便查看匯總結果。第一視角：查看“總計”；第二視角：查看“總計”和“小計”；第三視角：查看“總計”、“小計”和具體數據記錄。用戶還可根據需要對匯總結果進行進一步編輯處理，以達到理想的效果。

例如，一群人（一般情況下），如按“性別”進行分類，則只有2類，即“男”和“女”。如果要求這群人的平均身高，這就是“總計”問題，“總計”個數為1。如果要分別求出“男”性和“女”性的身高，就是“小計”問題，結果有2個，即“小計”的個數為2，等于“類”數。操作時，EXCEL會把“總計”和“小計”一并求出。

二、示例

如表1，求出表中某高職院網絡專業學生學科競賽表中每個班男生和女生每門課程競賽成績的總平均分及每門課程的平均分。

分析：本題既關心“總計”又關心“小計”。

首先進行“分類”。依題意，應以“班級”為主要關鍵字、“性別”為次要關鍵字進行排序。注意：如果越過“排序”這一步，本題匯總出的結果將是混亂的。

其次，“匯總”。匯總時，由于本題有兩個排序標準，一是“班級”主關鍵字，二是“性別”次要關鍵字，所以，要分兩次進行嵌套匯總。第一次匯總時，選擇“分類字段”為“班級”，第二次匯總時，選擇“分類字段”為“性別”。

注意：①兩次匯總的標準“分類字段”應和排序時的關鍵字分別對應，否則，驢頭不準馬嘴。②第二次匯總時，結果應和第一次匯總的結果嵌套，即操作時不選面板中“替換當前分類匯總”。如圖1所示。

操作步驟：

①打開EXCEL，在SHEET1中生成數據表“某高職院網絡專業學生學科競賽成績”。

②選中表中一單元格（將光標置入表中）。

③點擊“數據”，從彈出的菜單中選擇“排序”，進入排序會話界面。

④ 圖 1 第二次匯總時面板參數設置

至此，分類完成。下面接著進行第一次分類匯總。

⑤點擊“數據”菜單項，從彈出的菜單中選擇“分類匯總”，進入分類匯總會話面板。

⑥選擇“分類字段”為“班級”，“匯總方式”為“平均值”，選擇VB等各門課程。

⑦點擊“確定。

至些，第一次分類匯總完成。接著進行第二次嵌套分類匯總。

⑧點擊“數據”菜單項，從彈出的菜單中選擇“分類匯總”，進入分類匯總會話面板。

⑨選擇“分類字段”為“性別”，“匯總方式”為“平均值”， 去掉面板中“替換當前分類匯總”前面的選中標記“ü”。

⑩點擊“確定。

最終匯總結果如表2所示。

“分類匯總”在管理和經濟活動、數據分析中有重要的實用價值，要清晰了解EXCEL的分類、匯總思想，熟悉操作過程，在解決實際問題時厘清分類標準，剛舉目張，為科研和社會生產實踐服務。這方面國家人社部“全國計算機信息高新技術考試”辦公軟件應用操作員級和高級操作員級模塊提供了很好的學習和訓練平臺，有興趣的讀者可參考之。